Tomar decisiones con IF

=IF(B2>=60, "Pass", "Fail") se lee como una oración: si la nota es al menos 60, escribe Pass; si no, escribe Fail.

Pruébalo primero: ¿aprueba un 60 justo?

Antes de cualquier regla, abre el laboratorio de abajo. Ana sacó 72, Ben 45, Chloe 60 justos y Dev 59.5. Escribe =IF(B2>=60,"Pass","Fail") en C2 y rellénala hacia abajo. Luego cambia >= por > en C4 y mira qué le pasa a Chloe. La fórmula se lee casi como una oración: si la nota es al menos 60, escribe Pass; si no, escribe Fail.

Lo que acabas de escribir: una prueba y dos respuestas

IF recibe tres argumentos: una prueba lógica, el valor que devuelve cuando la prueba es TRUE y el valor que devuelve cuando es FALSE. Microsoft lo escribe como IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false]) y la llama una de las funciones más populares de Excel. Sheets usa la misma forma. La prueba suele ser una comparación como B2>=60, una pequeña fórmula que da TRUE o FALSE, e IF elige una de sus dos respuestas a partir de eso. Para el 60 de Chloe, B4>=60 es TRUE y B4>60 es FALSE. Esa única diferencia es lo que acabas de ver.

Las respuestas pueden ser texto, números o cálculos. El texto va entre comillas dobles, con una excepción que señala Microsoft: TRUE y FALSE, que Excel entiende por sí solos. Así, =IF(C2="Yes",1,2) devuelve un número, y =IF(C2>B2,C2-B2,0) devuelve cuánto se pasa una cifra del presupuesto, o 0 si no se pasa. Dos comillas sin nada en medio, "", devuelven un texto que parece vacío. Es la forma habitual de dejar una celda en blanco cuando no hay nada que informar.

Las comparaciones de texto no distinguen mayúsculas de minúsculas, así que "yes"="YES" es TRUE. Una celda vacía comparada con "" también da TRUE, y eso hace de =IF(A2="", "missing", A2*2) una protección práctica contra las celdas vacías. La ayuda de Google nombra el error más común con IF: poner las dos respuestas en el orden equivocado. Lee la fórmula en voz alta como «si esto, entonces aquello; si no, lo otro», y un cambio de orden suele saltar a la vista.

IF funciona bien a lo largo de una columna. Escríbela una vez para la primera fila, con una referencia relativa a la nota de esa fila, y rellena hacia abajo; cada estudiante obtiene un resultado. Como cada fila tiene su propia copia, puedes ordenar la lista o añadir estudiantes abajo y volver a rellenar. Si la prueba compara con un límite fijo guardado en una celda, como la nota para aprobar, esa referencia necesita signos de dólar, igual que la tasa de impuesto en la primera unidad de este curso.

Omitir el tercer argumento

Los dos programas marcan value_if_false como opcional. Si lo omites y la prueba resulta falsa, Excel devuelve el valor lógico FALSE, que queda raro en una columna de palabras. La lista de problemas comunes con IF de Microsoft también menciona un 0 en la celda cuando falta un argumento de respuesta. Escribe siempre las dos respuestas, aunque una sea solo "". Hay además una ventaja más discreta. Solo se calcula la rama elegida, así que =IF(B2=0, "none", A2/B2) nunca muestra #DIV/0!; la división solo se hace cuando B2 no es 0.

Un IF no tiene por qué terminar en palabras. =B2*IF(C2="member",0.9,1) cobra a los socios el 90% del precio y a los demás el precio completo. Aquí IF devuelve un número y la multiplicación lo usa como cualquier otro valor, así que una fórmula por fila sustituye a dos columnas separadas.