Prendere decisioni con IF

=IF(B2>=60, "Pass", "Fail") si legge come una frase: se il voto è almeno 60, scrivi Pass, altrimenti scrivi Fail.

Prova prima: 60 esatto è sufficiente?

Prima di qualsiasi regola, apri il laboratorio qui sotto. Ana ha preso 72, Ben 45, Chloe esattamente 60 e Dev 59.5. Scrivi =IF(B2>=60,"Pass","Fail") in C2 e riempi in basso. Poi cambia >= in > in C4 e guarda che cosa succede a Chloe. La formula si legge quasi come una frase: se il voto è almeno 60, scrivi Pass, altrimenti scrivi Fail.

Che cosa hai appena scritto: un test e due risposte

IF accetta tre argomenti: un test logico, il valore da restituire quando il test è TRUE e il valore da restituire quando è FALSE. Microsoft la scrive come IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false]) e la definisce una delle funzioni più usate di Excel. Sheets usa la stessa forma. Il test di solito è un confronto come B2>=60, una piccola formula a sé che dà TRUE o FALSE, e in base a quello IF sceglie una delle due risposte. Per il 60 di Chloe, B4>=60 è TRUE e B4>60 è FALSE. Questa sola differenza è quella che hai appena visto.

Le risposte possono essere testo, numeri o calcoli. Il testo va tra virgolette doppie, con un'eccezione segnalata da Microsoft: TRUE e FALSE, che Excel capisce da soli. Così =IF(C2="Yes",1,2) restituisce un numero, e =IF(C2>B2,C2-B2,0) restituisce di quanto una cifra supera il budget, oppure 0 se non lo supera. Due virgolette senza niente in mezzo, "", restituiscono un testo che sembra vuoto. È il modo abituale per lasciare vuota una cella quando non c'è niente da segnalare.

I confronti tra testi ignorano maiuscole e minuscole, quindi "yes"="YES" è TRUE. Anche una cella vuota confrontata con "" dà TRUE, e questo rende =IF(A2="", "missing", A2*2) una comoda protezione contro le celle vuote. La guida di Google indica l'errore più comune con IF: mettere le due risposte nell'ordine sbagliato. Leggi la formula ad alta voce come «se questo, allora quello, altrimenti l'altro», e di solito uno scambio salta all'occhio.

IF funziona bene lungo una colonna. Scrivila una volta per la prima riga, con un riferimento relativo al voto di quella riga, e riempi in basso: ogni studente riceve un risultato. Siccome ogni riga ha la sua copia, puoi ordinare l'elenco o aggiungere studenti sotto e riempire di nuovo. Se il test confronta con un limite fisso tenuto in una cella, come la soglia di sufficienza, quel riferimento ha bisogno dei simboli del dollaro, proprio come l'aliquota nella prima unità di questo corso.

Omettere il terzo argomento

Entrambi i programmi indicano value_if_false come facoltativo. Se lo ometti e il test è falso, Excel restituisce il valore logico FALSE, che sta male in una colonna di parole. L'elenco di Microsoft dei problemi comuni con IF cita anche uno 0 nella cella quando manca un argomento di risposta. Scrivi sempre entrambe le risposte, anche quando una è solo "". C'è anche un vantaggio meno visibile. Viene calcolato solo il ramo scelto, quindi =IF(B2=0, "none", A2/B2) non mostra mai #DIV/0!; la divisione avviene solo quando B2 non è 0.

Un IF non deve per forza finire con delle parole. =B2*IF(C2="member",0.9,1) fa pagare ai soci il 90% del prezzo e a tutti gli altri il prezzo pieno. Qui IF restituisce un numero e la moltiplicazione lo usa come qualsiasi altro valore, quindi una formula per riga sostituisce due colonne separate.