Optellen met SUM

Als één cel in een kolom de tekst n/a bevat, toont =B2+B3+B4 #VALUE!, terwijl =SUM(B2:B4) de tekst overslaat en de rest optelt.

Je eerste functie

Een functie is een benoemde berekening met invoeren tussen haakjes. SUM telt getallen op. De invoeren, argumenten genoemd, kunnen getallen, celverwijzingen, bereiken of mengsels zijn: =SUM(4,6), =SUM(B2:B13) en =SUM(B2:B13,D2) werken allemaal. Komma's scheiden argumenten. Volgens Microsoft accepteert Excel SUM er maximaal 255; volgens Google accepteert Sheets elk aantal. In de praktijk zijn één of twee bereiken genoeg, want één bereik kan duizenden cellen omvatten.

=B2+B3+B4+B5+B6 schrijven geeft hetzelfde totaal als =SUM(B2:B6) als elke cel een getal bevat, maar Microsoft noemt redenen om SUM te verkiezen. De lange versie typ je gemakkelijk verkeerd. Ze geeft #VALUE! als een cel tekst bevat, omdat + elk deel in een getal moet omzetten en dat met n/a niet kan. SUM negeert tekstwaarden in een bereik en telt alleen getallen op. Als je binnen het bereik een rij invoegt, groeit SUM bovendien mee, terwijl een keten plustekens dat niet doet.

Tekst overslaan is tegelijk handig en gevaarlijk. Als een cijfer per ongeluk als tekst is ingevoerd, bijvoorbeeld geplakt met een verdwaalde spatie of apostrof, laat SUM het zonder waarschuwing weg en is het totaal gewoon te klein. Links uitlijnen uit het vorige hoofdstuk is de aanwijzing om op te letten en het labpaneel toont de soort van elke waarde die een formule gebruikt.

Dubbele punten en komma's

De dubbele punt en komma hebben verschillende taken. B2:B6 betekent elke cel van B2 tot B6, vijf cellen. B2,B6 betekent alleen die twee cellen. Microsoft noemt ze de bereikoperator en verenigingsoperator. Dus =SUM(B2:B3,B6) telt drie cellen op: B2, B3 en B6. Nog een detail: in sommige talen en regio's wordt een komma als decimaalteken gebruikt. Daar verwacht de spreadsheet puntkomma's tussen argumenten, zoals =SUM(B2:B3;B6). De regel blijft gelijk, alleen het scheidingsteken verandert.

Beide programma's hebben een somknop met de Griekse letter Σ. In Excel is dat AutoSom op het tabblad Start; in Google Sheets staat die in het menu Functies op de werkbalk. Selecteer de cel onder een getallenkolom, druk op de knop en het programma stelt een bereik voor. Controleer dat voordat je Enter indrukt, want het stopt bij de eerste lege cel of het eerste label. Een getallenblok selecteren toont ook de som onderaan het venster, handig voor een snelle blik zonder iets te schrijven.

Een goede gewoonte is totalen buiten het opgetelde bereik houden. Als het totaal van B2:B6 in B7 staat en de formule =SUM(B2:B7) is, omvat die zichzelf: een kringverwijzing die een fout of waarschuwing oplevert. Zet een label zoals Totaal in de cel links van het resultaat, zodat lezers het getal begrijpen, en houd de cijferkolom vrij van alles behalve cijfers. Dan kunnen SUM en iedereen die het werkblad leest de kolom vertrouwen.