Сложение с помощью SUM

Если в одной ячейке столбца стоит текст n/a, =B2+B3+B4 показывает #VALUE!, а =SUM(B2:B4) пропускает текст и складывает остальное.

Первая функция

Функция является именованным вычислением, которое принимает исходные данные в скобках. SUM складывает числа. Её входные данные, которые называются аргументами, могут быть числами, ссылками на ячейки, диапазонами или их смесью: =SUM(4,6), =SUM(B2:B13) и =SUM(B2:B13,D2) работают все. Аргументы разделяются запятыми. На странице Microsoft сказано, что SUM в Excel принимает до 255 аргументов, а справка Google говорит, что Таблицы принимают любое их количество. На практике хватает одного-двух диапазонов, потому что один диапазон может охватывать тысячи ячеек.

Запись =B2+B3+B4+B5+B6 даёт ту же сумму, что и =SUM(B2:B6), если в каждой ячейке число, но Microsoft приводит причины предпочесть SUM. В длинной записи легко ошибиться. Она ломается с #VALUE!, если в любой из ячеек текст, потому что + должен превратить каждую часть в число, а n/a в число не превращается. SUM пропускает текстовые значения в диапазоне и складывает только числа. А если вставить строку внутри диапазона, SUM расширится и включит её, а цепочка знаков + нет.

Пропуск текста одновременно полезен и опасен. Если число по ошибке ввели как текст, например вставили с лишним пробелом или апострофом, SUM без всякого предупреждения оставит его за бортом, и сумма просто окажется слишком маленькой. Подсказкой служит выравнивание по левому краю из прошлого урока, а панель практикума показывает вид каждого значения, которое использовала формула.

Двоеточия и запятые

Двоеточие и запятая делают разную работу. B2:B6 означает все ячейки от B2 до B6, пять ячеек. B2,B6 означает только эти две ячейки. Microsoft называет их оператором диапазона и оператором объединения. Поэтому =SUM(B2:B3,B6) складывает три ячейки: B2, B3 и B6. Ещё одна деталь: в некоторых языках и регионах запятая служит десятичным разделителем, и там таблица ждёт точку с запятой между аргументами, как в =SUM(B2:B3;B6). Правило то же, меняется только разделитель.

В обеих программах есть кнопка суммы с греческой буквой Σ. В Excel это «Автосумма» на вкладке «Главная»; в Google Таблицах она находится в меню «Функции» на панели инструментов. Выдели ячейку под столбцом чисел, нажми кнопку, и программа предложит диапазон. Проверь предложенный диапазон, прежде чем нажать Enter, потому что он останавливается на первой пустой ячейке или подписи. Если выделить блок чисел, их сумма появится и внизу окна; это удобно, чтобы быстро взглянуть, ничего не записывая.

Полезная привычка: держать итоги вне диапазона, который они складывают. Если итог для B2:B6 стоит в B7, а формула равна =SUM(B2:B7), она включает саму себя. Это циклическая ссылка, и она даёт ошибку или предупреждение. Поставь подпись, например Total, в ячейку слева от результата, чтобы читатели знали, что это за число, а в столбце с числами оставь только числа. Тогда столбцу смогут доверять и SUM, и любой, кто читает таблицу.