Sommare con SUM

Se una cella di una colonna contiene il testo n/a, =B2+B3+B4 mostra #VALUE!, mentre =SUM(B2:B4) salta il testo e somma il resto.

La tua prima funzione

Una funzione è un calcolo con un nome che riceve dei dati tra parentesi. SUM somma numeri. I suoi dati, chiamati argomenti, possono essere numeri, riferimenti di cella, intervalli o un misto: =SUM(4,6), =SUM(B2:B13) e =SUM(B2:B13,D2) funzionano tutte. Le virgole separano gli argomenti. La pagina di Microsoft dice che SUM in Excel accetta fino a 255 argomenti, e l'assistenza di Google dice che Sheets ne accetta un numero qualsiasi. In pratica bastano uno o due intervalli, perché un solo intervallo può coprire migliaia di celle.

Scrivere =B2+B3+B4+B5+B6 dà lo stesso totale di =SUM(B2:B6) quando ogni cella contiene un numero, ma Microsoft elenca alcuni motivi per preferire SUM. La versione lunga è facile da scrivere male. Si blocca con #VALUE! se una delle celle contiene testo, perché + deve trasformare ogni pezzo in un numero e non riesce a farlo con n/a. SUM ignora i valori di testo in un intervallo e somma solo i numeri. E quando inserisci una riga dentro l'intervallo, SUM si allarga per includerla, mentre una catena di segni + no.

Saltare il testo è utile e pericoloso allo stesso tempo. Se un valore è stato scritto come testo per sbaglio, per esempio un numero incollato con uno spazio o un apostrofo di troppo, SUM lo lascia fuori senza alcun avviso e il totale è semplicemente troppo basso. L'allineamento a sinistra dell'unità precedente è l'indizio da cercare, e il pannello del laboratorio mostra il tipo di ogni valore usato da una formula.

Due punti e virgole

I due punti e la virgola fanno lavori diversi. B2:B6 significa ogni cella da B2 a B6, cioè cinque celle. B2,B6 significa solo quelle due celle. Microsoft li chiama operatore di intervallo e operatore di unione. Quindi =SUM(B2:B3,B6) somma tre celle: B2, B3 e B6. Un altro dettaglio: in alcune lingue e regioni la virgola è il separatore decimale, e lì il foglio di calcolo vuole il punto e virgola tra gli argomenti, come in =SUM(B2:B3;B6). La regola è la stessa, cambia solo il separatore.

Entrambi i programmi hanno un pulsante di somma con la lettera greca Σ. In Excel è Somma automatica nella scheda Home; in Google Sheets è nel menu Funzioni della barra degli strumenti. Seleziona la cella sotto una colonna di numeri, premilo e il programma propone un intervallo. Controlla l'intervallo proposto prima di premere Invio, perché si ferma alla prima cella vuota o alla prima etichetta che incontra. Selezionando un blocco di numeri vedi anche la loro somma in fondo alla finestra, comodo per un'occhiata veloce senza scrivere niente.

Una buona abitudine è tenere i totali fuori dall'intervallo che sommano. Se il totale di B2:B6 sta in B7 e la formula è =SUM(B2:B7), include se stessa: è un riferimento circolare e produce un errore o un avviso. Metti un'etichetta come Totale nella cella a sinistra del risultato, così chi legge sa che cos'è quel numero, e lascia nella colonna dei valori soltanto valori. Così sia SUM sia chiunque legga il foglio possono fidarsi della colonna.