Sumar con SUM

Si una celda de una columna contiene el texto n/a, =B2+B3+B4 muestra #VALUE!, mientras que =SUM(B2:B4) salta el texto y suma el resto.

Tu primera función

Una función es un cálculo con nombre que recibe datos entre paréntesis. SUM suma números. Sus datos, llamados argumentos, pueden ser números, referencias de celda, rangos o cualquier mezcla: =SUM(4,6), =SUM(B2:B13) y =SUM(B2:B13,D2) funcionan. Las comas separan los argumentos. La página de Microsoft dice que la SUM de Excel admite hasta 255, y la ayuda de Google dice que Sheets acepta cualquier cantidad. En la práctica bastan uno o dos rangos, porque un solo rango puede abarcar miles de celdas.

Escribir =B2+B3+B4+B5+B6 da el mismo total que =SUM(B2:B6) cuando todas las celdas contienen números, pero Microsoft da razones para preferir SUM. La versión larga es fácil de escribir mal. Falla con #VALUE! si alguna celda contiene texto, porque + tiene que convertir cada parte en número y no puede convertir n/a. SUM ignora los valores de texto de un rango y suma solo los números. Y cuando insertas una fila dentro del rango, SUM se amplía para incluirla; una cadena de signos + no.

Saltar el texto es útil y peligroso a la vez. Si una cifra se escribió como texto por error, por ejemplo un número pegado con un espacio o un apóstrofo de más, SUM la deja fuera sin avisar y el total sale simplemente demasiado bajo. La alineación a la izquierda de la unidad anterior es la pista que hay que buscar, y el panel del laboratorio muestra el tipo de cada valor que usó una fórmula.

Dos puntos y comas

Los dos puntos y la coma tienen funciones distintas. B2:B6 significa todas las celdas de B2 a B6, cinco celdas. B2,B6 significa solo esas dos celdas. Microsoft los llama operador de rango y operador de unión. Así, =SUM(B2:B3,B6) suma tres celdas: B2, B3 y B6. Un detalle más: en algunos idiomas y regiones la coma se usa como separador decimal, y allí la hoja de cálculo espera punto y coma entre los argumentos, como en =SUM(B2:B3;B6). La regla es la misma; solo cambia el separador.

Los dos programas tienen un botón de suma marcado con la letra griega Σ. En Excel es Autosuma, en la pestaña Inicio; en Google Sheets está en el menú Funciones de la barra de herramientas. Selecciona la celda bajo una columna de números, púlsalo y el programa propone un rango. Revisa ese rango antes de pulsar Enter, porque se detiene en la primera celda vacía o etiqueta que encuentra. Al seleccionar un bloque de números también aparece su suma en la parte inferior de la ventana, algo práctico para echar un vistazo rápido sin escribir nada.

Un buen hábito es dejar los totales fuera del rango que suman. Si el total de B2:B6 está en B7 y la fórmula es =SUM(B2:B7), se incluye a sí misma. Eso es una referencia circular y produce un error o un aviso. Pon una etiqueta como Total en la celda a la izquierda del resultado para que quien lea sepa qué es ese número, y deja la columna de cifras solo con cifras. Así tanto SUM como cualquier lector pueden confiar en la columna.