Tus primeras fórmulas

=5+2*3 da 11, no 21. La tabla de operadores de Microsoft dice que la multiplicación va antes que la suma.

El signo igual

Una fórmula es una instrucción que la hoja de cálculo ejecuta y sustituye por su resultado. Siempre empieza con un signo igual. Escribe =3+4 y la celda muestra 7; escribe 3+4 sin el signo y la celda contiene el texto 3+4. La ayuda de Microsoft lo explica así: el signo igual le indica a Excel que los caracteres que siguen forman una fórmula. Después del signo vienen los operandos, es decir, los números y las referencias de celda, unidos por operadores como + y *.

Qué parte se calcula primero

Cuando una fórmula mezcla operadores, Excel sigue un orden fijo. Microsoft lo da del primero al último: negación (como en −1), porcentaje, exponente, multiplicación y división, suma y resta, unión de texto con &, y por último las comparaciones. Los operadores del mismo nivel se resuelven de izquierda a derecha. Así, =5+2*3 multiplica primero y da 11, mientras que =(5+2)*3 suma primero por los paréntesis y da 21. Los paréntesis son la herramienta para conseguir el orden que quieres, y unos paréntesis de más nunca hacen daño.

Hay un resultado que sorprende a quien sabe álgebra escolar. Como en la lista de Excel la negación va antes que el exponente, =-2^2 significa (−2) al cuadrado y da 4, no −4. Si quieres menos dos al cuadrado, escribe =-(2^2). Es un buen ejemplo de por qué conviene comprobar una fórmula importante con un valor que puedas calcular de cabeza.

Señala celdas en lugar de escribir números

Una fórmula como =3.5*4 funciona, pero esconde los números dentro de la fórmula. Pon el precio en B2 y la cantidad en C2, y escribe =B2*C2 en D2. Ahora los datos de entrada están a la vista, y cuando cambias la cantidad en C2, el costo en D2 se actualiza solo. Esa es la razón principal de que existan las hojas de cálculo. No hace falta escribir la dirección: mientras escribes una fórmula, haz clic en una celda y su dirección se inserta en el cursor; si arrastras sobre varias celdas, se inserta un rango.

Los nombres de funciones y de celdas no distinguen mayúsculas de minúsculas, así que =b2*c2 funciona y se muestra en mayúsculas. El texto dentro de una fórmula debe ir entre comillas dobles, como en ="Total: "&D4. Sin las comillas, el programa busca un nombre llamado Total, no lo encuentra y muestra #NAME?. En el laboratorio, el panel bajo la cuadrícula enumera cada celda que usa una fórmula, del mismo color que su contorno en la cuadrícula. Así es fácil ver si una fórmula apunta adonde crees.

La edición funciona igual en los dos programas. Selecciona la celda y haz clic en la barra de fórmulas, o haz doble clic en la celda; cambia la fórmula y pulsa Enter para conservarla o Escape para descartar el cambio. Escribir directamente en una celda seleccionada reemplaza lo que había, y es una forma frecuente de perder una fórmula sin querer. Si un resultado parece incorrecto, compruébalo con números que puedas calcular de cabeza: pon 10 y 2 en las celdas de entrada, predice la respuesta y mira si la fórmula coincide antes de confiarle cifras reales.