Copiar fórmulas: referencias relativas

Copia =B4*C4 de D4 a D5 y llega como =B5*C5. Microsoft usa exactamente este ejemplo para explicar las referencias relativas.

Las referencias recuerdan una dirección

Escribe una fórmula una vez, cópiala hacia abajo en una columna y funciona en cada fila. Es posible porque una referencia normal es relativa. Microsoft lo explica con A2 vista desde C2: la referencia en realidad significa "la celda dos columnas a la izquierda, en la misma fila". Copia la fórmula a otro sitio y sigue significando dos columnas a la izquierda de donde esté ahora. Así, =B4*C4 en D4, que significa "las dos celdas a mi izquierda", se convierte en =B5*C5 al copiarla en D5.

La regla es pura aritmética sobre la dirección. Mueve la fórmula unas filas hacia abajo y cada número de fila que contiene aumenta en la misma cantidad. Muévela unas columnas a la derecha y cada letra de columna avanza el mismo número de letras. En la tabla de Microsoft, =A1 copiada dos celdas hacia abajo y dos a la derecha da =C3. Copiar =A2+1 de B2 hacia arriba a B1 da =A1+1. El significado de la fórmula no cambia; solo cambia adónde mira.

Tres maneras de copiar

Puedes copiar y pegar la celda como siempre. Puedes arrastrar hacia abajo o hacia el lado el cuadradito de la esquina inferior derecha de la celda seleccionada, llamado controlador de relleno. O puedes seleccionar la fórmula junto con las celdas vacías de debajo y pulsar Ctrl+D para rellenar hacia abajo, o seleccionarla con las celdas de su derecha y pulsar Ctrl+R para rellenar hacia la derecha. La lista de atajos de Google da Ctrl+D y Ctrl+R para Sheets (⌘+D y ⌘+R en Mac), y Excel en Windows usa las mismas teclas. El laboratorio tiene botones para esto, además de un botón Seleccionar rango para pantallas táctiles.

Para ver qué pasó realmente, muestra las fórmulas en lugar de los resultados. Google Sheets lo hace con Ctrl+~ según su lista de atajos, y Excel tiene un botón Mostrar fórmulas en la pestaña Fórmulas. Leer una columna de fórmulas una al lado de otra es la forma más rápida de encontrar la fila que no sigue el patrón, por ejemplo una celda donde alguien escribió un número encima de la fórmula.

Al copiar solo se mueven las referencias, no los valores. Si una fórmula se refiere a una celda que debe quedarse fija, como una tasa de impuesto en una celda de arriba, la referencia relativa se alejará de ella al rellenar hacia abajo, y los resultados serán incorrectos sin que aparezca ningún error. Ese problema tiene su propia solución, la referencia absoluta, con la que empieza el curso de fórmulas.

Salirse del borde

Una referencia relativa puede acabar empujada a un lugar que no existe. Copia =A1+1 de B1 una columna a la izquierda, en A1, y la referencia tendría que apuntar a la izquierda de la columna A. Ahí no hay nada, así que el programa escribe #REF! dentro de la propia fórmula y la celda muestra el error #REF!. Lo mismo pasa al copiar en la fila 1 una fórmula que mira una fila más arriba. Cuando una fórmula copiada muestre de repente #REF!, muestra las fórmulas y revisa qué referencia se salió de la hoja. El siguiente curso enseña cómo un signo de dólar impide que una referencia se mueva.