Additionner avec SUM

Si une cellule d'une colonne contient le texte n/a, =B2+B3+B4 affiche #VALUE!, alors que =SUM(B2:B4) ignore le texte et additionne le reste.

Ta première fonction

Une fonction est un calcul nommé qui prend des données entre parenthèses. SUM additionne des nombres. Ses données, appelées arguments, peuvent être des nombres, des références de cellules, des plages ou n'importe quel mélange : =SUM(4,6), =SUM(B2:B13) et =SUM(B2:B13,D2) fonctionnent tous. Des virgules séparent les arguments. La page de Microsoft indique que SUM dans Excel en accepte jusqu'à 255, et l'aide de Google indique que Sheets en accepte autant qu'on veut. En pratique, une ou deux plages suffisent, car une seule plage peut couvrir des milliers de cellules.

Écrire =B2+B3+B4+B5+B6 donne le même total que =SUM(B2:B6) quand chaque cellule contient un nombre, mais Microsoft donne des raisons de préférer SUM. La version longue est facile à mal taper. Elle échoue avec #VALUE! si l'une des cellules contient du texte, car + doit transformer chaque morceau en nombre et ne peut pas transformer n/a en nombre. SUM ignore les valeurs texte d'une plage et n'additionne que les nombres. Et quand on insère une ligne à l'intérieur de la plage, SUM s'étend pour l'inclure, alors qu'une chaîne de signes + ne le fait pas.

Ignorer le texte est utile et dangereux à la fois. Si un chiffre a été tapé comme texte par erreur, par exemple un nombre collé avec une espace ou une apostrophe en trop, SUM le laisse de côté sans prévenir et le total est simplement trop petit. L'alignement à gauche de l'unité précédente est l'indice à chercher, et le panneau du labo indique la sorte de chaque valeur utilisée par une formule.

Deux-points et virgules

Les deux-points et la virgule n'ont pas le même rôle. B2:B6 signifie toutes les cellules de B2 à B6, soit cinq cellules. B2,B6 signifie seulement ces deux cellules. Microsoft les appelle l'opérateur de plage et l'opérateur d'union. =SUM(B2:B3,B6) additionne donc trois cellules, B2, B3 et B6. Encore un détail : dans certaines langues et régions, la virgule sert de séparateur décimal, et le tableur attend alors des points-virgules entre les arguments, comme dans =SUM(B2:B3;B6). C'est le cas avec les réglages français. La règle est la même, seul le séparateur change.

Les deux programmes ont un bouton de somme marqué de la lettre grecque Σ. Dans Excel, c'est Somme automatique (AutoSum), dans l'onglet Accueil ; dans Google Sheets, il se trouve dans le menu Fonctions de la barre d'outils. Sélectionne la cellule sous une colonne de nombres, appuie dessus, et le programme propose une plage. Vérifie la plage proposée avant d'appuyer sur Entrée, car elle s'arrête à la première cellule vide ou à la première étiquette rencontrée. Sélectionner un bloc de nombres affiche aussi leur somme en bas de la fenêtre, pratique pour un coup d'œil rapide sans rien écrire.

Une bonne habitude consiste à garder les totaux hors de la plage qu'ils additionnent. Si le total de B2:B6 se trouve en B7 et que la formule est =SUM(B2:B7), elle s'inclut elle-même : c'est une référence circulaire, qui produit une erreur ou un avertissement. Mets une étiquette comme Total dans la cellule à gauche du résultat pour que les lecteurs sachent ce qu'est ce nombre, et laisse la colonne de chiffres ne contenir que des chiffres. Alors SUM comme toute personne qui lit la feuille peuvent se fier à la colonne.