Somando com SUM

Se uma célula de uma coluna guarda o texto n/a, =B2+B3+B4 mostra #VALUE!, enquanto =SUM(B2:B4) pula o texto e soma o resto.

Sua primeira função

Uma função é um cálculo com nome que recebe entradas entre parênteses. SUM soma números. As entradas dela, chamadas argumentos, podem ser números, referências de célula, intervalos ou qualquer mistura disso: =SUM(4,6), =SUM(B2:B13) e =SUM(B2:B13,D2) funcionam. As vírgulas separam os argumentos. A página da Microsoft diz que o SUM do Excel aceita até 255 deles, e a ajuda do Google diz que o Sheets aceita qualquer quantidade. Na prática, um ou dois intervalos bastam, porque um único intervalo pode cobrir milhares de células.

Escrever =B2+B3+B4+B5+B6 dá o mesmo total que =SUM(B2:B6) quando toda célula guarda um número, mas a Microsoft lista motivos para preferir o SUM. A versão longa é fácil de digitar errado. Ela quebra com #VALUE! se qualquer célula guardar texto, porque o + precisa transformar cada pedaço em número e não consegue transformar n/a em um. O SUM ignora valores de texto num intervalo e soma só os números. E quando você insere uma linha dentro do intervalo, o SUM cresce para incluí-la, enquanto uma sequência de sinais de + não cresce.

Pular texto é útil e perigoso ao mesmo tempo. Se um valor foi digitado como texto por engano, como um número colado com um espaço ou um apóstrofo sobrando, o SUM o deixa de fora sem nenhum aviso e o total simplesmente fica pequeno demais. O alinhamento à esquerda da unidade anterior é a pista a procurar, e o painel do laboratório mostra o tipo de cada valor que uma fórmula usou.

Dois-pontos e vírgulas

Os dois-pontos e a vírgula fazem trabalhos diferentes. B2:B6 quer dizer todas as células de B2 a B6, cinco células. B2,B6 quer dizer só essas duas células. A Microsoft os chama de operador de intervalo e operador de união. Então =SUM(B2:B3,B6) soma três células, B2, B3 e B6. Mais um detalhe: em algumas línguas e regiões a vírgula é usada como separador decimal, e ali a planilha espera ponto e vírgula entre os argumentos, como em =SUM(B2:B3;B6). A regra é a mesma, só muda o separador.

Os dois programas têm um botão de soma marcado com a letra grega Σ. No Excel ele é a AutoSoma, na guia Página Inicial; no Google Sheets ele fica no menu Funções da barra de ferramentas. Selecione a célula embaixo de uma coluna de números, aperte o botão e o programa propõe um intervalo. Confira o intervalo proposto antes de apertar Enter, porque ele para na primeira célula vazia ou no primeiro rótulo que encontra. Selecionar um bloco de números também mostra a soma deles no rodapé da janela, o que é prático para uma olhada rápida sem escrever nada.

Um bom hábito é deixar os totais fora do intervalo que eles somam. Se o total de B2:B6 fica em B7 e a fórmula é =SUM(B2:B7), ela inclui a si mesma, o que é uma referência circular e produz um erro ou um aviso. Ponha um rótulo como Total na célula à esquerda do resultado, para que quem lê saiba o que é o número, e deixe a coluna de valores só com valores. Assim tanto o SUM quanto qualquer pessoa que leia a planilha podem confiar na coluna.